Student lub doktorant chcący wyjechać w ramach stypendium CEEPUS, w pierwszej kolejności powinien złożyć elektronicznie aplikację w systemie www.ceepus.info (dodatkowe instrukcje znajdują się w zakładce "linki") z dobrze przygotowanym opisem planowanego wyjazdu lub odbycia mobilności zdalnej (MOTIVATION) do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 31 października (wyjazd w semestrze letnim).
W przypadku, gdy dwie lub kilka osób ma tę samą ilość punktów ze średniej ocen wówczas o pierwszeństwie wyjazdu będzie decydowało MOTIVATION. Ostateczna decyzja o przyjęciu należy do strony zagranicznej.
W ramach mobilności FREEMOVER, studenci lub doktoranci składają bezpośrednio aplikacje w systemie www.ceepus.info, bez pośrednictwa Koordynatora Wydziałowego (aplikacja od razu trafia do NCO Poland). Należy jednakże pamiętać, że konieczne są dwa listy polecające od wykładowców z Politechniki Koszalińskiej (Letter of Recommendation) oraz zaproszenie z uczelni zagranicznej (Letter of Acceptance). Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone na drukach dostępnych w sekcji download oraz wprowadzone do systemu CEEPUS podczas składania aplikacji.
Aplikacje FREEMOVER mogą być składane również do uczelni, z którymi Politechnika Koszalińska nie ma wspólnych sieci tematycznych
Koordynator Wydziałowy zatwierdza aplikacje przyznane Wydziałowi w ramach sieci tematycznych w systemie www.ceepus.info.
W przypadku akceptacji aplikacji sieciowych lub FREEMOVER przez uczelnię zagraniczną oraz NCO kraju goszczącego student/doktorant powinien dostarczyć do Koordynatora Wydziałowego komplet dokumentów, w którego skład wchodzą: zaświadczenie z dziekanatu o średniej z ocen z ostatniego semestru (średnia z ocen powinna wynosić co najmniej 3,5), zaakceptowana aplikacja wydrukowana z systemu CEEPUS, preliminarz wydatków, podanie z prośbą o wyjazd do Prorektora ds. Kształcenia. Wszystkie w/w dokumenty muszą być dostarczone do Wydziałowego Koordynatora do 15 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub 31 października (wyjazd w semestrze letnim) jako komplet dokumentów. Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podpisane dokumenty do Biura Mobilności Międzynarodowej. W przypadku zgodności kompletu dokumentów, Pracownik Biura Mobilności Międzynarodowej wystawia skierowanie na wyjazd w systemie WIRKA, które w kolejnych krokach musi być zaakceptowane przez Koordynatora Uczelnianego oraz Prorektora ds. Kształcenia. Ostateczny termin na dostarczenie kompletu dokumentów wynosi nie później niż 5 dni roboczych od zaakceptowania aplikacji w systemie, w przeciwnym wypadku aplikacje nie będą rozpatrywane.
Domyślnie środkiem transportu jest autobus/kolej (II klasa) oraz miejsce do leżenia. Istnieje możliwość skorzystania z innego środka transportu (samochód, samolot), jednak wówczas należy dodatkowo dołączyć podanie do Koordynatora Wydziałowego z wyjaśnieniem konieczności użycia innego środka transportu wraz z odpowiednią wyceną trasy. Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podanie (wraz z innymi dokumentami) do Biura Mobilności Międzynarodowej i na jego podstawie przygotowywane jest pismo do NCO Poland celem uzyskania decyzji z kwotą na przejazd, która nie może być przekroczona.
Po przyjeździe lub zrealizowaniu mobilności zdalnej, student/doktorant powinien przedstawić następujący pakiet dokumentów zatwierdzony przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana ds. Kształcenia w ciągu 5 dni roboczych:
Po rozliczeniu wyjazdu koszty przejazdu do wysokości przejazdu autobusem/koleją (II klasa) oraz miejsce do leżenia (dotyczy studentów I, II, i III stopnia) lub miejsce sypialne (dotyczy wykładowców akademickich) lub innym środkiem transportu na podstawie zgody NCO Poland zostają zrefundowane. Zaznacza się, że jedynie pracownicy Politechniki Koszalińskiej mogą pobierać zaliczkę na wyjazd w ramach wyjazdu CEEPUS.
Zastrzega się, że zasady programu CEEPUS opublikowane na stronach www.ceepus.info lub nawa.gov.pl są nadrzędną wykładnią prawną.
