Student lub doktorant chcący wyjechać w ramach stypendium CEEPUS, w pierwszej kolejności powinien złożyć elektronicznie aplikację w systemie www.ceepus.info (dodatkowe instrukcje znajdują się w zakładce "linki") z dobrze przygotowanym opisem planowanego wyjazdu lub odbycia mobilności zdalnej (MOTIVATION) do 1 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub do 1 listopada (wyjazd w semestrze letnim).
W przypadku, gdy dwie lub kilka osób ma tę samą ilość punktów ze średniej ocen wówczas o pierwszeństwie wyjazdu będzie decydowało MOTIVATION. Ostateczna decyzja o przyjęciu należy do strony zagranicznej.
W ramach mobilności FREEMOVER, studenci lub doktoranci składają bezpośrednio aplikacje w systemie www.ceepus.info, bez pośrednictwa Koordynatora Wydziałowego (aplikacja od razu trafia do NCO Poland). Należy jednakże pamiętać, że konieczne są dwa listy polecające od wykładowców z Politechniki Koszalińskiej (Letter of Recommendation) oraz zaproszenie z uczelni zagranicznej (Letter of Acceptance). Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone na drukach dostępnych w sekcji download oraz wprowadzone do systemu CEEPUS podczas składania aplikacji.
Aplikacje FREEMOVER mogą być składane również do uczelni, z którymi Politechnika Koszalińska nie ma wspólnych sieci tematycznych
Koordynator Wydziałowy zatwierdza aplikacje przyznane Wydziałowi w ramach sieci tematycznych w systemie www.ceepus.info.
W przypadku akceptacji aplikacji sieciowych lub FREEMOVER przez uczelnię zagraniczną oraz NCO kraju goszczącego student/doktorant powinien dostarczyć do Koordynatora Wydziałowego komplet dokumentów, w którego skład wchodzą: zaświadczenie z dziekanatu o średniej z ocen z ostatniego semestru (średnia z ocen powinna wynosić co najmniej 3,5), zaakceptowana aplikacja wydrukowana z systemu CEEPUS, preliminarz wydatków, podanie z prośbą o wyjazd do Prorektora ds. Kształcenia. Wszystkie w/w dokumenty muszą być dostarczone do Wydziałowego Koordynatora do 1 czerwca (wyjazd w semestrze zimowym) lub 1 listopada (wyjazd w semestrze letnim) jako komplet dokumentów. Następnie Koordynator Wydziałowy przekazuje podpisane dokumenty do Biura Mobilności Międzynarodowej. W przypadku zgodności kompletu dokumentów, Pracownik Biura Mobilności Międzynarodowej wystawia skierowanie na wyjazd w systemie WIRKA, które w kolejnych krokach musi być zaakceptowane przez Koordynatora Uczelnianego oraz Prorektora ds. Kształcenia. Ostateczny termin na dostarczenie kompletu dokumentów wynosi nie później niż 5 dni roboczych od zaakceptowania aplikacji w systemie, w przeciwnym wypadku aplikacje nie będą rozpatrywane.
Jednorazowe stypendium ryczałtowe na pokrycie kosztów transportu do i z miasta realizacji stażu oraz różnic w kosztach realizacji stażu w państwie docelowym wynosi 1000 zł dla krajów: Austria, Czechy, Mołdawia, Słowacja, Słowenia, Węgry oraz 1500 zł dla krajów: Albania, Bułgaria, Bośnia i Hercegowina, Chorwacja, Czarnogóra, Kosowo, Macedonia Północna, Rumunia, Serbia.
Po przyjeździe lub zrealizowaniu mobilności zdalnej, student/doktorant powinien przedstawić następujący pakiet dokumentów zatwierdzony przez Koordynatora Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana ds. Kształcenia w ciągu 5 dni roboczych:
Po rozliczeniu wyjazdu koszty jednorazowego stypendium ryczałtowego na pokrycie kosztów transportu do i z miasta realizacji stażu oraz różnic w kosztach realizacji stażu w państwie docelowym zostają zrefundowane. Zaznacza się, że jedynie pracownicy Politechniki Koszalińskiej mogą pobierać zaliczkę na wyjazd w ramach wyjazdu CEEPUS.
Zastrzega się, że zasady programu CEEPUS opublikowane na stronach www.ceepus.info lub nawa.gov.pl są nadrzędną wykładnią prawną.
